Pagos y Caja
La sección de Caja del sistema de Venezia permite registrar, gestionar y auditar todas las transacciones económicas asociadas a pagos de facturas, convenios, subsidios u otros ingresos y egresos. Es fundamental para mantener la trazabilidad financiera de la operación diaria.
¿Qué es la Caja?
La Caja representa el módulo donde se controlan las entradas (pagos) y salidas (egresos) de dinero, tanto en efectivo como en otros métodos. A través de esta sección se:
Registran pagos individuales o múltiples.
Controlan los métodos de pago disponibles.
Generan reportes diarios o mensuales.
Realizan auditorías internas.
2. Requisitos Previos
Antes de usar la Caja, asegúrate de que:
Existan métodos de pago configurados.
Los socios tengan facturas activas.
Los empleados tengan permisos sobre la caja (en desarrollo)
3. Métodos de Pago
3.1 Crear o Configurar un Método de Pago
URL: https://app.venezia.cl/payment/payment-methods/
Ir a Métodos de Pago.
Crear un nuevo método o editar uno existente.
Completar los campos:
Nombre
Obligatorio. Ej: “Banco Estado”
Descripción
Opcional. Detalles o condiciones de uso
Número de Cuenta
Opcional. Puede ser de utilidad si tienes varias cuentas en el mismo Banco.
Tipo de Pago
Seleccionar: Efectivo, Débito, Transferencia, etc.
Estado
Activo/Inactivo
Descripción
Opcional. Permite agregar una descripción.
⚠️ Advertencia: Un método de pago inactivo no estará disponible al registrar pagos.
4. Registrar un Pago
4.1 Pago de una boleta
URL: https://app.venezia.cl/payment/payments/create/
Pasos:
Selecciona boleta. El sistema mostrará las facturas impagas.
Elige las facturas que deseas pagar.
Escoge el método de pago.
Ingresar el monto (puede ser total o parcial).
Confirmar el registro.
💡 Ejemplo: Si el socio debe $21.500 y solo paga $10.000, la factura quedará parcialmente pagada con saldo pendiente de $11.500.
4.2 Pago Múltiple
URL: https://app.venezia.cl/payment/multiple/
Permite seleccionar múltiples facturas de distintos socios (ideal para cajas físicas o arqueos de fin de jornada).
5. Transacciones
5.1 Tipos de Transacciones
Entrada (IN)
Pagos, abonos, subsidios, ingresos por convenios
Salida (OUT)
Devoluciones, egresos administrativos, errores
5.2 Registrar Transacción Manual
URL: https://app.venezia.cl/payment/transactions/create/
Campos requeridos:
Tipo: Entrada o Salida
Monto
Método de pago
Descripción (obligatoria si es salida)
⚠️ Advertencia: Por defecto usara la fecha actual como registro de la transación.
6. Control de Caja
6.1 Visualizar Saldo por Método
URL: https://app.venezia.cl/payment/transactions/
Desde la pantalla de Caja se puede ver:
Saldo actual por método.
Movimientos del día.
Historial acumulado.
6.2 Arqueo Diario
El sistema permite generar un arqueo diario, que incluye:
Total recaudado por método.
Detalle por socio y factura.
Comparativo con el día anterior.
🧠 Ejemplo de uso: Al cierre del día, el sistema muestra que se recibieron $125.000 en efectivo y $84.000 en transferencia. Se puede verificar contra el dinero físico y cartolas bancarias.
7. Reportes
7.1 Reporte Diario
Movimientos del día agrupados por tipo.
Total de ingresos y egresos.
Posibilidad de exportar a PDF o Excel.
7.2 Reporte Mensual
Resumen de recaudación mes a mes.
Comparativa entre meses anteriores.
Identificación de tendencias.
7.3 Reporte por Método
Análisis por tipo de pago.
Uso y preferencia de métodos.
Identificación de pagos erróneos.
8. Características Especiales
8.1 Redondeo Automático
El sistema redondea automáticamente los totales según la ley chilena (Ley 21.210):
Se aplica al total a pagar, no al consumo.
Valores terminados en 1-5 se redondean hacia abajo.
Valores terminados en 6-9 se redondean hacia arriba.
🎯 Ejemplo: Si el total es $12.997, se redondea a $13.000. Si es $12.994, se redondea a $12.990.
8.2 Trazabilidad
Cada pago está vinculado a un usuario responsable.
Se registran cambios, anulaciones y ediciones.
Útil para auditorías internas o reclamos.
8.3 Integración con Facturas y Convenios
Cuando se registra un pago:
Se actualiza automáticamente el estado de la factura.
Si corresponde a un convenio, se descuenta la cuota vigente.
Se actualiza el saldo del método de pago seleccionado.
9. Advertencias y Buenas Prácticas
No registrar pagos sin confirmar el monto recibido.
Evitar modificar transacciones sin justificación.
Mantener actualizados los métodos de pago.
Descargar los reportes diariamente para respaldo.
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