Pagos y Caja

La sección de Caja del sistema de Venezia permite registrar, gestionar y auditar todas las transacciones económicas asociadas a pagos de facturas, convenios, subsidios u otros ingresos y egresos. Es fundamental para mantener la trazabilidad financiera de la operación diaria.

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¿Qué es la Caja?

La Caja representa el módulo donde se controlan las entradas (pagos) y salidas (egresos) de dinero, tanto en efectivo como en otros métodos. A través de esta sección se:

• Registran pagos individuales o múltiples.

• Controlan los métodos de pago disponibles.

• Generan reportes diarios o mensuales.

• Realizan auditorías internas.

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2. Requisitos Previos

Antes de usar la Caja, asegúrate de que:

• Existan métodos de pago configurados.

• Los socios tengan facturas activas.

• Los empleados tengan permisos sobre la caja (en desarrollo)

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3. Métodos de Pago

3.1 Crear o Configurar un Método de Pago

URL: https://app.venezia.cl/payment/payment-methods/

1. Ir a Métodos de Pago.

2. Crear un nuevo método o editar uno existente.

3. Completar los campos:

Campo	Descripción
Nombre	Obligatorio. Ej: “Banco Estado”
Descripción	Opcional. Detalles o condiciones de uso
Número de Cuenta	Opcional. Puede ser de utilidad si tienes varias cuentas en el mismo Banco.
Tipo de Pago	Seleccionar: Efectivo, Débito, Transferencia, etc.
Estado	Activo/Inactivo
Descripción	Opcional. Permite agregar una descripción.

⚠️ Advertencia: Un método de pago inactivo no estará disponible al registrar pagos.

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4. Registrar un Pago

4.1 Pago de una boleta

URL: https://app.venezia.cl/payment/payments/create/

Pasos:

1. Selecciona boleta. El sistema mostrará las facturas impagas.

2. Elige las facturas que deseas pagar.

3. Escoge el método de pago.

4. Ingresar el monto (puede ser total o parcial).

5. Confirmar el registro.

💡 Ejemplo: Si el socio debe $21.500 y solo paga $10.000, la factura quedará parcialmente pagada con saldo pendiente de $11.500.

4.2 Pago Múltiple

URL: https://app.venezia.cl/payment/multiple/

Permite seleccionar múltiples facturas de distintos socios (ideal para cajas físicas o arqueos de fin de jornada).

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5. Transacciones

5.1 Tipos de Transacciones

Tipo	Descripción
Entrada (IN)	Pagos, abonos, subsidios, ingresos por convenios
Salida (OUT)	Devoluciones, egresos administrativos, errores

5.2 Registrar Transacción Manual

URL: https://app.venezia.cl/payment/transactions/create/

Campos requeridos:

• Tipo: Entrada o Salida

• Monto

• Método de pago

• Descripción (obligatoria si es salida)

⚠️ Advertencia: Por defecto usara la fecha actual como registro de la transación.

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6. Control de Caja

6.1 Visualizar Saldo por Método

URL: https://app.venezia.cl/payment/transactions/

Desde la pantalla de Caja se puede ver:

• Saldo actual por método.

• Movimientos del día.

• Historial acumulado.

6.2 Arqueo Diario

El sistema permite generar un arqueo diario, que incluye:

• Total recaudado por método.

• Detalle por socio y factura.

• Comparativo con el día anterior.

🧠 Ejemplo de uso: Al cierre del día, el sistema muestra que se recibieron $125.000 en efectivo y $84.000 en transferencia. Se puede verificar contra el dinero físico y cartolas bancarias.

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7. Reportes

7.1 Reporte Diario

• Movimientos del día agrupados por tipo.

• Total de ingresos y egresos.

• Posibilidad de exportar a PDF o Excel.

7.2 Reporte Mensual

• Resumen de recaudación mes a mes.

• Comparativa entre meses anteriores.

• Identificación de tendencias.

7.3 Reporte por Método

• Análisis por tipo de pago.

• Uso y preferencia de métodos.

• Identificación de pagos erróneos.

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8. Características Especiales

8.1 Redondeo Automático

El sistema redondea automáticamente los totales según la ley chilena (Ley 21.210):

• Se aplica al total a pagar, no al consumo.

• Valores terminados en 1-5 se redondean hacia abajo.

• Valores terminados en 6-9 se redondean hacia arriba.

🎯 Ejemplo: Si el total es $12.997, se redondea a $13.000. Si es $12.994, se redondea a $12.990.

8.2 Trazabilidad

• Cada pago está vinculado a un usuario responsable.

• Se registran cambios, anulaciones y ediciones.

• Útil para auditorías internas o reclamos.

8.3 Integración con Facturas y Convenios

• Cuando se registra un pago:

  • Se actualiza automáticamente el estado de la factura.

  • Si corresponde a un convenio, se descuenta la cuota vigente.

  • Se actualiza el saldo del método de pago seleccionado.

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9. Advertencias y Buenas Prácticas

• No registrar pagos sin confirmar el monto recibido.

• Evitar modificar transacciones sin justificación.

• Mantener actualizados los métodos de pago.

• Descargar los reportes diariamente para respaldo.